4 причины почему врут в отчетах и как это исправить?

Директор Стройбот Карионов М.В.
Карионов Максим
Директор компании Стройбот
Как часто вы слышали от руководителей строительных компаний мнение, что трудно доверять представленной информации о ресурсах на площадке и прогрессе строительного проекта? Особенно это может быть неприятно, когда неточности или откровенные приписки выявляются на совещании с Заказчиком. Как говорится, приходится иметь бледный вид.

Кроме того, отсутствие корректной информации со стройплощадки может привести к неверным решениям, существенно снизить качество управления строительным проектам и, в конечном итоге, вести к срыву сроков и убыткам по проекту.


Проблема: отчеты со стройплощадки не соответствуют действительности.

Мы провели небольшое исследование из опыта работы лучших строительных компаний и Заказчиков и выявили 4 основные причины:

Длинная цепочка (иерархия) движения информации.

Как правило формирования сводных отчетов подразумевает сбор информации по длинной цепочке участников строительства снизу, от исполнителей работ, до руководства заказчика. Например, мастера субподрядчиков дают информацию прорабам, прорабы передают начальникам участков, начальники участков передают специалистам ПТО, специалисты ПТО передают в проектный офис генподрядчика, специалисты проектного офиса сводят всё для руководителей проекта и компании генподрядчика, и передают специалистам заказчика, специалисты заказчика сводят всё для своего руководства.   

К чему ведет такой подход? Информация может искажаться на каждом уровне. По нашему опыту мастера – это, как правило, простые ребята, не склонные к вранью, они дают всё, что есть: сколько персонала на площадке, какие работы сделаны и т.д.


Ребята повыше уже смотрят, как всё будет выглядеть в глазах руководства и могут чуть «приукрасить» картину. Чем выше, чем больше склонность к приукрашиванию.


Кроме того, у средних линейных руководителей иногда просто нет информации снизу (по разным причинам, о них чуть ниже). Часть мастеров не дали информацию и приходится либо проставлять «как вчера», либо ничего не ставить. Оба случаю ведут к искажению реальной картины.     

Долгое время с момента выполнения работ до появления отчета.

  Сводные отчет готовятся раз в неделю, в лучшем случае, а довольно часто раз в месяц. В эти моменты все бросаются к сбору данных, требуют информацию от исполнителей, которые пытаются восстановить картину за прошедшее время. Это требует от них поднимать свои записи или журналы.


Также такой подход к формированию отчетности способствует «причесыванию» отчета в нужный вид, так как есть время все проанализировать и оценить правильность данных в отчете. 

Нет нормального процесса сбора информации со стройплощадки

Существующие системы сбора отчетности могут быть крайне неудобными и трудоемкими для мастеров и подрядчиков. Мы знаем, что мастера должны быть на площадке, вести операционный контроль, контролировать охрану труда, а не сидеть за компьютером и делать отчеты в excel.


Кроме того, формы отчетов от проекта к проекту постоянно меняются, в зависимости от заказчика, качество отчетов падает. Наконец, мастерам часто просто некогда сообщить нужную информацию в нужном виде. Либо приходится работать сверхурочно, что ведет к текучке кадров и еще большему падению качества управления. 

Невозможно визуально проверить корректность информации

Это особенно актуально на больших проектах, где много исполнителей, территория проекта большая. Проектный офис генподрядчиков и заказчиков, как правило, ограничен в ресурсах, что не позволяет контролировать какие именно ресурсы на площадке и что именно сделано.

Решение

  • Используйте единое облачное решение для всех участников строительства, доступное везде, на любых устройствах, без необходимости собирать, обрабатывать, сводить данные из множества excel файлов и бесконечных рассылок по email.
  • Подключайте к облачной системе непосредственных исполнителей работ - линейных руководителей: мастеров, прорабов, начальников участков. Именно исполнители работ вносят информацию в систему – она сразу доступна всем, в нужном виде, без лишнего участия специалистов и руководителей проектных офисов и ПТО.
  • Для ввода информации в систему прямо со стройплощадки используйте удобное мобильное решение, простое и понятное для линейщиков. Мобильное приложение не требует существенного обучения, необходимости перемещаться в офис для отчета на компьютере, не отнимает время от работы на площадке.
  • Прикладывайте фотографии по выполненным работам прямо на площадке, в ежедневном отчете мастера с мобильного телефона. Это дисциплинирует линейных руководителей, так как фотографии упорядоченно и аккуратно сохраняются в облачной системе и доступны всем участникам строительного проекта для визуальной оценки результатов работ.
  • Сделайте ключевую аналитику в режиме онлайн для руководителей строительных компаний и руководителей Заказчиков. Аналитика прогресса по проекту и ресурсам доступна руководителям в режиме реального времени, за каждый день, в любое время на мобильном устройстве, без долгой обработки и подготовки сводных отчетов и справок. Это дисциплинирует всех участников строительного проекта и позволяет принимать правильные решения вовремя.