3 совета как вести общий и специальный журналы работ

Проблема
Все строители знают базовые требования к ведению журналов работ: журналы заполняются рукописно производителями работ, записи о выполненных работах должны делаться ежедневно, отображая последовательность работ. На практике, во многих случаях, журналы заполняются задним числом и «приурочиваются» к проверкам Госстройнадзора и Заказчика. Нередко приходилось видеть специальные пробелы при заполнении журналов, чтобы был возможность внести записи позже. Журналы часто ведутся не аккуратно, теряются и регистрируются повторно. На моей практике я находил журналы в мусорке прямо в бытовке.   
           Кроме того, некоторые Заказчики также обращают пристальное внимание на согласованность журналов между собой и актами ОСР, чтобы все даты выполненных работ и использованных материалов соответствовали друг другу, что может довольно сильно усложнить процесс сдачи исполнительной документации.   

           В целом можно говорить о том, что ведение журналов может превратится в хаос с периодической необходимостью восстанавливать последовательность работ, что сильно не нравится ПТО и производителям работ. 

Решение
Мы изучили лучшие практики передовых строительных компаний и можем рекомендовать следующий подход к правильному ведению журналов:

• Назначьте ответственных за заполнение журналов. Это могут быть инженеры ПТО, или проектного офиса, администраторы, начальники участков, руководители проектов и т.д. Задача этого ответственного вносить рукописные записи в журналы.
• Обеспечьте аккуратный и своевременный сбор данных о выполненных работах от производителей работы и передачу этой информации ответственному за заполнение журнала. Здесь важно иметь возможность в удобной форме ежедневно передать и обработать данные с площадки.

       Очень подходящим будет использование мобильных приложений, где мастера и прорабы могут быстро отчитываться о работах прямо со строительной площадки. Не надо будет возвращаться в офис и заполнять журналы или какие-то excel формы, что позволит сосредоточится на качестве и безопасности работы на площадке.  

• Используйте единое облачное хранилище, которое позволит сохранить все данные в одном месте и сделать информацию доступной для ПТО и проектного офиса с любого устройства. Это позволит ответственному за заполнение журнала в любое время получить необходимую информацию для внесения записей в журнал, а также получить корректную информацию для формирования актов ОСР.

Как вариант возможен подход, когда сами производители работ ежедневно отчитываются в мобильном приложении и позже используют эту информацию для заполнения журнала, без необходимости восстанавливать в памяти, поднимать какие-то заметки, что и когда было сделано.

Ведение журналов в электронном виде
Да мы помним требования, однако некоторые заказчики и надзорные органы допускают ведение специальных журналов в excel, с последующей печатью, прошивкой и синими подписями. В этом случае наличие Единого облачного хранилища позволит просто выгрузить нужный журнал в excel, что существенно облегчит работу ПТО и производителей работ.
Кроме того, по нашей информации в Минстрое РФ готовится изменения, которые позволят официально вести журналы в электронном виде. Наличие удобного мобильного приложения и Единого облачного хранилища с аккуратной информацией позволит безболезненно перейти к электронным журналам. Вы будете готовы к этому и еще больше поднимите эффективность.

«Стройбот» . Простое приложение, разработанное специально для строительных компаний, которые позволяет собирать информацию в реальном времени со стройплощадки от мастеров и субподрядчиков, работает на всех видах устройств, в том числе мобильных и включает сводную аналитику для контроля проектов и своевременных решений.